Privacyverklaring en beveiliging

Introductie

Vitalias is een bedrijfsgezondheidsdienst en heeft als doelstelling om medewerkers duurzaam inzetbaar te maken vanuit hun eigen autonomie. Vitalias maakt gebruik van het online computerprogramma ‘Informens’. Informens wordt ingezet ten behoeve van werkgevers en werknemers om de leeftijd, gezondheid en fitheid, én daarmee de mate van inzetbaarheid van werknemers in kaart te brengen.

Hiervoor vragen wij uw persoonsgegevens (o.a. gezondheidsgegevens) en andere persoonlijke gegevens op. Die gebruiken wij ook om u een persoonlijk advies te geven. De werkgever krijgt alleen een geanonimiseerde groepsrapportage. Wij gebruiken uw gegevens verder voor een benchmark en wetenschappelijk onderzoek.

Vitalias neemt de privacy van haar bezoekers zeer serieus en zal persoonlijke gegevens van elk persoon op een veilige manier verwerken en vertrouwelijk behandelen. Vitalias verwerkt persoonsgegevens op basis van de verplichtingen uit de toepasselijke wet- en regelgeving over bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Vitalias heeft deze privacyverklaring opgesteld om u te informeren over hoe wij persoonsgegevens verwerken. In deze privacyverklaring beschrijven wij welke persoonsgegevens door ons worden verzameld, waarom wij deze gegevens verzamelen, hoe deze gegevens door ons worden verwerkt én waar deze gegevens door ons worden opgeslagen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van Informens, aangeboden door Vitalias. Via deze weg willen wij u gelijk benadrukken dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het privacybeleid van andere partijen.

Informens B.V. is samen met Vitalias gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die verwerkt worden in Informens. Klik hier om de privacyverklaring van Informens B.V. in te zien.

Identiteit

Dienstverlener Vitalias B.V.
Bezoekadres Dommelhoefstraat 44a
5613 EM Eindhoven
Telefoonnummer 045-2078015
E-mailadres info@vitalias.nl
KvK 63457857

Waarom verwerken wij uw gegevens?

  • Om de werknemer te voorzien van een persoonlijk advies;
  • Om de opdrachtgever te voorzien van een geanonimiseerde groepsrapportage;
  • Voor een benchmark;
  • Voor wetenschappelijk onderzoek.

Welke gegevens verwerken wij van u op welke wijze?

Vitalias zet gecertificeerde gezondheidsprofessionals in die voor onze opdrachtgevers (werkgevers) Preventief Medisch Onderzoek (PMO) verrichten. Wij krijgen soms namen, geboortedata, functies en e-mailadressen van onze opdrachtgevers. Met dit e-mailadres/ deze gegevens kunnen wij Informens aan u beschikbaar stellen en hierover met u communiceren. Uw naam, geslacht, geboortedatum en telefoonnummer kunt u daarna zelf invoeren in Informens. Die gegevens zijn nodig om de resultaten terug te koppelen. Ook ontvangen wij (soms) informatie met betrekking tot de bedrijfsnaam/-afdeling of functie, welke wordt gebruikt voor het verstrekken van geanonimiseerde groepsrapportages ten behoeve van uw werkgever.

Door middel van het invullen van vragenlijsten verstrekt u ons onder meer gegevens met betrekking tot uw geslacht, geboortedatum, opleiding, functie en andere persoonlijke informatie, waaronder informatie over uw gezondheid. Die gegevens zijn nodig voor ons om u te kunnen adviseren over leefstijl, gezondheid en werkvermogen.

Op basis van de ingevoerde gegevens krijgt u van ons een individueel advies. Voor uw werkgever wordt door ons een geanonimiseerde groepsrapportage opgemaakt. Wij zorgen ervoor dat de informatie die in een geanonimiseerde groepsrapportage wordt verstrekt niet naar u kan worden herleid. Daarvoor is noodzakelijk dat er minimaal vijftien (15) deelnemers bij uw werkgever deelnemen. De groepsrapportage is nooit naar u herleidbaar.

Informens gebruikt uw gegevens ook voor statistische doeleinden. Dit doet Informens ten behoeve van een eigen benchmark en voor wetenschappelijk onderzoek. Deze verwerking geschiedt geheel geanonimiseerd. De gegevens zijn nadien niet meer herleidbaar tot een natuurlijk persoon.

Op welke gronden verwerken wij uw gegevens?

  • Voor de uitvoering van een overeenkomst met de opdrachtgever.
  • Op basis van uw toestemming.

Zonder uw toestemming verwerken wij uw persoonsgegevens niet. Zonder uw toestemming kunt u geen gebruik maken van Informens. U kunt uw toestemming altijd weer intrekken.

Werknemers participeren op vrijwillige basis en de afgegeven persoonsgegevens zijn altijd het eigendom van de individu zelf. Persoonsgegevens worden niet met de werkgever of verzekeraar gedeeld. Uw persoonsgegevens worden ook niet gebruikt voor commerciële doeleinden.

Wanneer u uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, zullen wij uw gegevens toegankelijk maken voor onze gecertificeerde gezondheidsprofessionals. Zij kunnen uw gegevens dan gebruiken voor persoonlijke coaching doeleinden ter ondersteuning van uw gezondheid en/of inzetbaarheid.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Een account wordt maximaal zeven (7) jaar bewaard, gerekend vanaf het moment van afronding van het onderzoek. Na deze periode worden alle persoonsgegevens volledig geanonimiseerd, zodat deze niet meer tot jou herleidbaar zijn.

Zes (6) maanden voordat jouw account wordt geanonimiseerd, ontvang je een automatische e-mail waarin dit proces wordt aangekondigd. Daarnaast ontvang je één maand voorafgaand aan de anonimisatie een herinneringsmail. Tijdens deze periode heb je de mogelijkheid om een export van jouw gegevens uit ons systeem te maken.

Wij bewaren je gegevens op deze wijze om je, zolang je account actief is, eventueel in de toekomst opnieuw te kunnen voorzien van advies over je leefstijl, gezondheid en werkvermogen, tenzij je ons expliciet verzoekt je account en gegevens eerder te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens?

Vitalias maakt gebruik van het online computerprogramma ‘Informens’ van Informens B.V. De techniek van Informens is ontwikkeld door Peercode B.V. Zij zorgt ook voor het onderhoud van Informens. Via Peercode B.V. is ook de opslag van gegevens en het beheren daarvan geregeld. Peercode B.V. maakt daarvoor gebruik van Cloud VPS. Deze bedrijven hebben geen toegang tot jouw gegevens. Beide bedrijven zijn ISO 27001 gecertificeerd. Voor meer informatie over deze bedrijven zie www.peercode.nl en www.cloudvps.nl.

Verwerking van de vragenlijstresultaten in adviezen en rapportages wordt uitgevoerd door Immens Advies VOF en uw gegevens worden beheerd in de database van Informens DATA B.V. Dit zijn allebei aan Informens B.V. gelieerde ondernemingen. Immens VOF kan ook derden inschakelen die onder haar toezicht en verantwoordelijkheid deze verwerkingen uitvoeren.

De gecertificeerde gezondheidsprofessionals van Vitalias maken gebruik van de vragenlijstresultaten. Geanonimiseerde gegevens kunnen door Informens voor wetenschappelijk onderzoek en benchmarks worden gebruikt. Informens stelt geanonimiseerde gegevens onder meer beschikbaar aan het Kenniscentrum Medische Keuringen in Arbeid (KMKA), TNO, Saxion Hogescholen en Rijksuniversiteit Groningen. Voor alle duidelijkheid: Dit zijn dus niet meer uw persoonsgegevens.

Hieronder staan de categorieën van partijen beschreven, waarvan Vitalias diensten en/of producten afneemt. Met deze partijen zijn schriftelijke afspraken gemaakt over het verwerken en beschermen van gegevens in een zogeheten ‘verwerkersovereenkomst’:

  • Met een derde partij die verantwoordelijk is voor het leveren van een virtuele werkplek en de e-mailclient Outlook van Microsoft aan Vitalias;

Welke rechten heeft u?

Intrekken van uw toestemming

De verwerking is gebaseerd op de rechtsgrond toestemming. De gegeven toestemming kunt u te allen tijde weer intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van eerder uitgevoerde processen die zijn uitgevoerd op basis van de toestemming vóór uw terugtrekking.

Recht om te verzoeken, te corrigeren en te verwijderen

Wanneer Vitalias uw persoonsgegevens verwerkt, heeft u het recht op een redelijke toegang. Via uw account heeft u inzage in de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt zelf op elk gewenst moment de door u verstrekte persoonsgegevens wijzigen. Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen die u zelf niet kunt aanpassen, dan kunt u contact opnemen met Vitalias.

Beperking van de verwerking

Als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist, dan heeft u het recht om die verwerking te beperken voor een periode dat Vitalias de juistheid van uw persoonsgegevens kan controleren. Indien uw persoonsgegevens onjuist zijn, zal Vitalias dit zo spoedig mogelijk corrigeren.

Kennisgeving van uw rechten

Vitalias informeert u te allen tijde over uw verzoek, nádat uw persoonlijke gegevens zijn gerectificeerd, ná het verwijderen van uw persoonsgegevens en wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is.

Gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die u aan Vitalias heeft verstrekt. Vitalias zorgt dat u uw persoonsgegevens ontvangt in een gestructureerde, veelgebruikte en machine-leesbaar formaat. Verder heeft u het recht om uw persoonsgegevens te verzenden naar een derde zonder enig hinder van Vitalias.

Hoe maakt u gebruik van uw rechten?

Stuur een e-mail naar info@vitalias.nl met het verzoek van welk recht u gebruik wilt maken en om welke verwerking van gegevens het precies gaat. Zorg dat u uw persoonlijke gegevens vermeldt, zodat Vitalias u kan identificeren.

Let op! Vitalias hanteert het volgende beleid: Indien u binnen twee (2) jaar niet inlogt in Informens, dan wordt uw account automatisch verwijderd.

Ná uw verzoek om één of meer van uw rechten te gebruiken, zal Vitalias u onverwijld in kennis stellen van het verzoek. Vitalias streeft ernaar om in elk geval binnen vier (4) weken na ontvangst van het verzoek te antwoorden en het verzoek uit te voeren.

Vragen en/of klachten?

Heeft u een vraag over ons privacybeleid en/of een klacht, dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van Vitalias via info@vitalias.nl of door een brief te sturen naar:

Functionaris gegevensbescherming
Vitalias
Dommelhoefstraat 44A
5613 EM Eindhoven

Als u niet tevreden bent over het afhandelen van uw klacht, dan kunt u te allen tijde een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigen privacyverklaring

Vitalias heeft te allen tijde het recht om de inhoud van deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op https://vitalias.informens.nl.